Guia de implementação RPA - Etapas fundamentais e boas práticas
A automação robótica de processos (RPA) vem se destacando como uma ferramenta valiosa para empresas que buscam aumentar a produtividade, velocidade no processamento de informações e minimizar riscos operacionais.
Entender como funciona a jornada de implantação RPA desde o início, é crucial para aproveitar ao máximo os benefícios dessa tecnologia, utilizada para automatizar tarefas manuais, digitais e repetitivas. Neste artigo, exploraremos as etapas fundamentais e boas práticas para uma jornada de transformação digital bem-sucedida.
Embora a implementação não seja complicada, por si só, é crucial a conclusão de algumas etapas, as quais vamos elencar a seguir, e além disso, contar com uma equipe multidisciplinar de profissionais.
Aqui estão as etapas gerais envolvidas na implementação de um projeto RPA:
1. Identificação de processos adequados
A primeira etapa é identificar os processos que são candidatos ideais para automação. Geralmente, esses são processos manuais, digitais e repetitivos que consomem tempo e recursos consideráveis. Além disso, são executados seguindo sempre uma mesma regra de negócio, não demandam pensamento crítico e comumente possuem interação entre diversos sistemas (sistema bancário, governamental, ERP, CRM, WMS, TMS, dentre outros).
2. Avaliação e análise de processos
Uma análise detalhada dos processos identificados deve ser conduzida para entender completamente como funcionam, quais são os fluxos de trabalho envolvidos e quais são as exceções comuns. Isso ajuda a determinar a viabilidade da automação e o retorno sobre o investimento.
É importante analisar a volumetria do processo, levando em consideração seu custo, quantidade de repetições, quantidade de pessoas envolvidas e riscos relacionados a erros e retrabalhos.
Você consegue identificar esses processos no dia a dia da sua empresa?
3. Seleção de ferramentas RPA
Com base nas necessidades da empresa, uma ferramenta RPA adequada deve ser selecionada. Existem várias opções no mercado, cada uma com recursos e capacidades diferentes. A escolha da solução mais adequada está intrinsecamente ligada às necessidades específicas do porte e segmento da empresa, ao volume de processos a serem automatizados e à escalabilidade desejada.
Nesta etapa, é fundamental considerar também a segurança da informação e a conformidade com as regulamentações, disponibilizadas pela ferramenta, antes de avançar para a próxima etapa.
4. Desenvolvimento de robôs (RPA)
Robôs de automação são configurados e programados para realizar as rotinas de trabalho, as quais for ensinado. Isso envolve a criação de scripts ou fluxos de trabalho automatizados usando a linguagem da ferramenta RPA selecionada.
5. Testes piloto e validação
Após o desenvolvimento dos robôs, é essencial realizar testes piloto para garantir que os robôs executam as tarefas conforme esperado e identificar ajustes necessários. A colaboração entre as equipes de TI, processos e os usuários finais é decisiva nessa fase para garantir que a automação atenda às expectativas de todas as partes envolvidas.
6. Implementação e monitoramento
Uma vez que os robôs tenham sido testados e validados, eles são implantados em um ambiente de produção. Durante a operação, eles devem ser continuamente monitorados para garantir que funcionem corretamente e lidem com exceções conforme necessário.
É imperativo acompanhar o desempenho dos robôs em tempo real. Essa etapa envolve a coleta de dados relevantes, análise de métricas-chave e a identificação proativa de possíveis problemas, geralmente feitas através de um orquestrador no software RPA.
7. Treinamento e engajamento dos colaboradores
Os colaboradores envolvidos no uso ou gerenciamento dos robôs RPA devem ser treinados para operar e manter as automações. Eles também precisam ser instruídos sobre como lidar com exceções e interações com os robôs. É importante envolver as equipes desde o início, explicando os benefícios da automação e fornecendo treinamento prático para uso da nova tecnologia. O engajamento dos colaboradores é essencial para garantir uma transição suave e minimizar possíveis resistências.
8. Integração com outras tecnologias
A integração RPA com outras tecnologias emergentes, como inteligência artificial e aprendizado de máquina, é um recurso para impulsionar ainda mais a automação de processos. Explorar sinergias entre diferentes soluções tecnológicas pode ampliar as capacidades dos robôs, proporcionando soluções mais avançadas e adaptáveis aos desafios de cada modelo de negócio.
9. Melhoria contínua
A jornada RPA não termina com a implantação. É importante manter um ciclo de melhoria contínua, refinando e aprimorando os processos automatizados à medida que a organização adquire experiência com a tecnologia e que atualiza seus processos. Ao cultivar uma mentalidade de melhoria contínua, constrói-se uma base sólida para uma automação sustentável e adaptável ao longo dos anos.
10. Gestão e governança
Estabelecer um quadro de governança para a gestão dos robôs RPA é essencial. Isso inclui a criação de políticas, procedimentos e métricas para garantir o bom funcionamento e a conformidade dos processos automatizados.
11. Expansão e escala
À medida que a organização ganha confiança na automação por RPA, ela pode considerar a expansão para outros processos e áreas, ampliando gradualmente o uso de robôs RPA em toda a empresa.
12. Gestão de mudanças e comunicação efetiva
Implementar a automação impacta não apenas os processos, mas também a cultura organizacional. Uma gestão eficaz de mudanças é fundamental para lidar com resistências, alinhar as expectativas e promover uma transição suave. A comunicação transparente sobre os benefícios da automação, as mudanças nas responsabilidades e os sucessos alcançados ajuda a construir apoio contínuo e a cultivar uma mentalidade orientada para a inovação.
13. Avaliação de Retorno sobre Investimento (ROI)
Uma análise constante do retorno sobre o investimento é crucial para avaliar o impacto financeiro da automação. Monitorar os benefícios tangíveis, como redução de custos, aumento da eficiência e precisão operacional, permite ajustar estratégias conforme necessário. Além disso, a avaliação do ROI fornece insights valiosos para a tomada de decisões futuras em relação a investimentos adicionais em automação e tecnologias correlatas.
A jornada de implementação do RPA pode variar de acordo com as necessidades específicas de cada empresa, os tipos de processos a serem automatizados e a escolha da ferramenta RPA mais adequada. É fundamental envolver todas as partes interessadas e ter um plano claro para obter sucesso na automação robótica de processos.
Nós, da High Jump, podemos te ajudar nesta jornada, desde a identificação de processos com potencial de automação até o eficiente escalonamento dos robôs, impulsionando a eficiência, reduzindo custos e fomentando a inovação.
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