Controladoria como ferramenta para alavancar os resultados de pequenas e médias empresas e como implantar
É comum que o departamento de controladoria ou mesmo as atividades relativas à controladoria dentro de uma empresa sejam orientados a dois segmentos: controladoria contábil e fiscal, abrangendo a contabilidade de custos, financeira, patrimonial e tributária, e a controladoria de planejamento, abrangendo a contabilidade gerencial, monitoramento e controle de eficiência da organização, avaliação de desempenho, planejamento tributário, orçamento e projeções. Neste artigo, vamos falar sobre a controladoria de planejamento e gestão.
O ato de gerenciar deve estar vinculado à criação de um plano estratégico, de acordo com a missão, visão e valores empresariais. É preciso realizar um diagnóstico para identificar lacunas organizacionais, ou seja, “gaps” entre o resultado atual e o ideal, a criação de indicadores que servirão de “termômetro” para medir o resultado desejado, e a alocação adequada dos diversos recursos organizacionais para atender ao plano criado.
Segundo William Edwards Deming:
“Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, e não há sucesso no que não se gerencia”.
Deming, expressa bem em sua frase a importância da Controladoria numa organização, que promove através de um conjunto de indicadores estratégicos e operacionais o grande benefício da clareza sobre a real situação do negócio e a previsibilidade para apoiar a tomada de decisões. O Controller, profissional responsável pela área, muito se assemelha a um comandante de aeronave, que precisa garantir que todos os indicadores do painel de controle estejam funcionando adequadamente, mantendo o “avião”, nesse caso a empresa, na direção correta, operando adequadamente.
A conduta ética na liderança das pessoas, a capacidade de persuasão, conciliação e paciência, aliados à competência técnica, formam um conjunto de requisitos indispensáveis para este profissional, que realiza o trabalho constante e difícil de conduzir os demais gestores com seus times de colaboradores, no processo de estabelecimento e atingimento de metas.
Um plano de metas, para ser bem-sucedido, deve ser criado através da harmonização dos gestores de todas as áreas da empresa, do nível estratégico ao operacional. As metas devem ser estabelecidas sobre as lacunas dos indicadores, e desdobradas por toda a estrutura organizacional, como uma árvore de indicadores, ilustrada a seguir:
Ninguém pode alegar ignorância sobre essa regra e muito menos às metas a serem atingidas, devendo estas serem sempre nítidas, simples, claras e ambiciosas. É importante, ainda, incorporar um plano de remuneração estratégica às metas, no intuito de consolidar a cultura baseada em resultados na empresa, promovendo um sistema de meritocracia.
Ao criar uma lista de KPI’s - Key Performance Indicators, ou seja, os Indicadores Chave de Desempenho, a controladoria se baseia nas estratégias e nas capacidades diferenciadoras da empresa, e então passa a medir o resultado desejado, a meta. Os indicadores devem ser calculados e projetados no tempo, considerando expectativas e sazonalidades do negócio.
Estabelecer metas é uma tarefa que não deve ser subestimada, pois apresenta um certo grau de complexidade, envolvendo um conjunto de variáveis que precisam ser levadas em consideração, podendo ser melhor executada com o apoio de uma consultoria. A metodologia SMART, um acrônimo com a palavra SMART (inteligente, em inglês), resume bem os atributos de uma boa meta: Specific, Measurable, Attainable, Relevant e Trackable – específicas; mensuráveis; factíveis; relevantes e monitoráveis, podendo garantir que todos saibam qual rumo tomar e como atingir o destino traçado. Pode ainda ser entendida como a tradução da estratégia de uma companhia.
Importante ressaltar que a lista de indicadores e metas devem seguir a dinâmica do negócio e do mercado, devendo ser revisada sempre que necessário, buscando sempre a adequação aos cenários econômicos, minimização de riscos e principalmente garantindo a execução do planejamento estratégico e a preservação da continuidade da empresa.
Por fim, a busca pelas metas deve vir acompanhada de planos de ações, corretivas e/ou preventivas, para subsidiar os responsáveis com o conhecimento necessário ao atingimento destas. A controladoria acompanha a evolução das ações, através de relatórios de resultados periódicos tornando o gerenciamento algo permanente na organização.