Gerenciamento dos Requisitos Legais e sua Relação com as Normas ISO
O gerenciamento dos requisitos legais tem como objetivo identificar e monitorar o atendimento das obrigações legais aplicáveis às atividades, processos e serviços exercidos pela empresa. É essencial para o planejamento estratégico e o gerenciamento de riscos de qualquer empresa.
No âmbito empresarial, o atendimento aos requisitos legais é fundamental para a implantação de um sistema de gestão ou para a aquisição de uma certificação internacional como as normas ISO, entre elas, a ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018. Ambas as normas mencionam que a empresa deve estabelecer, implementar e manter procedimentos para identificar e ter acesso a requisitos legais aplicáveis e a outros requisitos subscritos pela organização, relacionados a meio ambiente, saúde e segurança do trabalho, entre outros. Essa informação deve ser mantida, atualizada e comunicada às pessoas que trabalham sob o controle da organização e outras partes interessadas relevantes.
Na ISO 14001, por exemplo, os requisitos legais são tratados como um item crítico e impeditivo no processo de implementação do sistema de gestão ambiental e sua respectiva certificação. É no levantamento dos aspectos e impactos ambientais que parte dos requisitos são listados.
Para que seja realizada a identificação desses requisitos é necessário que sejam buscadas as leis e outras normas aplicáveis à empresa. Em alguns casos, esse processo se mostra extremamente trabalhoso, dependendo do tamanho e da complexidade da empresa. Além disso, pode haver uma dificuldade de interpretar se uma lei é aplicável ou não, o que pode se mostrar como uma tarefa muitas vezes complicada para ser realizada.
Para fazer a gestão dos requisitos legais, se faz necessário:
Definir o escopo do que será monitorado:
Definir o escopo das normas a serem monitoradas, assim como das atividades, dos produtos e dos serviços a serem considerados, para fins de identificação de normas legais aplicáveis e outros requisitos subscritos pela empresa. É interessante criar um comitê multidisciplinar para realizar reuniões periódicas para o acompanhamento das atualizações mensais das legislações, assim como a atribuição dos responsáveis das respectivas áreas para o seu atendimento.
Fazer um mapeamento dos requisitos legais:
Além de mapear os requisitos legais, se faz necessário definir o alcance do sistema de gestão legal. Por exemplo, com relação a ISO 14001, espera-se que a organização conheça os riscos e oportunidades relacionadas a seus processos, e que seja estabelecido um controle e uma influência na forma em que os produtos e serviços da organização sejam: desenvolvidos, projetados, fabricados, distribuídos, consumidos e descartados – considerando todo o **CICLO DE VIDA. **
Identificar outros requisitos legais aplicáveis:
Identificar e monitorar outros requisitos legais, como normas técnicas, por exemplo. São requisitos que geram obrigações ao empreendimento, como por exemplo:
- Licenças e autorizações emitidas por órgãos competentes;
- Contratos (requisitos de clientes);
- Termos de compromisso;
- Termos de ajustamento de conduta – TAC;
- Acordos ou convenções coletivas do trabalho;
- Normas ABNT ou ISO.
Realizar treinamentos:
A realização de treinamentos sobre a legislação é de extrema importância, como forma de facilitar a gestão legal, além do envolvimento, comprometimento e compreensão da equipe de trabalho com relação ao assunto.
Estabelecer o controle dos planos de ação:
O controle dos planos de ação deve ser realizado de perto através de uma visão crítica dos prazos estabelecidos, incluindo uma avaliação da eficácia das ações, após suas conclusões, evitando-se assim, não conformidades recorrentes.
Outro passo importante é a realização de auditorias legais frequentemente, de forma a verificar se a legislação está sendo atendida. Reuniões periódicas realizadas pelo comitê multidisciplinar também são importantes, sobretudo, para o acompanhamento das atualizações mensais da legislação e sua aplicação.
Qualificar os fornecedores quanto ao desempenho ambiental:
Também é importante realizar uma avaliação do desempenho ambiental de terceiros que forneçam produtos ou que prestam serviços. Essa é uma etapa importante para o alcance da conformidade de um sistema. É o caso da qualificação do prestador de serviços ou do fornecedor de produtos, cuja empresa deve identificar e avaliar quais são os requisitos legais aplicáveis às atividades contratadas. Isso deve ser feito a partir do levantamento dos **aspectos e impactos ambientais e perigos e riscos ocupacionais. **
Estabelecer metas, objetivos e indicadores:
O comprometimento das empresas em relação a seus requisitos legais deve estar contemplado em seus objetivos e metas. Pode-se utilizar como exemplo, o estabelecimento de uma meta atrelada ao percentual de atendimento desejado. O acompanhamento dos indicadores numéricos de atendimento pode ser exemplificado como:
- Itens pendentes de análise;
- Itens em análise;
- Itens atendidos;
- Itens não atendidos;
- Itens não aplicáveis.
Vislumbrar os ganhos financeiros:
Muitas vezes, o atendimento aos requisitos legais pode trazer lucros à empresa. Dessa forma, mantendo-se a conformidade legal, podem-se diminuir os riscos de autuação pelo descumprimento da legislação, imposição de penalidades como multas, interdições e suspensões de atividades, danos à imagem, além de prejuízos financeiros e materiais.
Pensar na imagem da empresa:
Focar na imagem da empresa é importante para evitar que o não cumprimento de um requisito legal possa colocar **vidas em risco, empregos e afetar de uma forma negativa o mundo em que vivemos. **
Estabelecer as devidas responsabilidades pelos requisitos legais:
Faz-se necessário que empresa tenha um profissional engajado e familiarizado com o processo de gestão dos requisitos legais. Este profissional também deve possuir **meios de conduzir o atendimento de um requisito legal. **
Contratar uma empresa especializada em requisitos legais:
Considerando o universo de normas, leis e outros requisitos, sabendo-se que ambas são continuamente modificadas, atualizadas, excluídas ou incluídas, recomenda-se a contratação de uma empresa especializada em monitoramento de requisitos legais como empresas de confiança e consolidadas no mercado, que possuam ferramentas eficientes para o gerenciamento da conformidade legal, como softwares, que permita:
- Realizar pesquisas assertivas de temas ligados à legislação,
- Acessar o texto atualizado das normas;
- Permitir uma real noção do nível de atendimento aos requisitos legais, dentre outras funcionalidades.
Analisar o processo criticamente:
É importante realizar uma análise crítica dos indicadores de gestão legal, assim como dos resultados das auditorias e das verificações de conformidade legal, criando planos de ação para itens não conformes, de acordo com o procedimento de gerenciamento de requisitos legais da empresa, assim como avaliando oportunidades de melhorias identificadas. Os resultados devem ser reportados à alta direção frequentemente, assim como as demais áreas envolvidas e às partes interessadas. Ao trabalhar de forma estruturada com o gerenciamento dos requisitos legais, vislumbram-se vários benefícios como, por exemplo:
- Redução de custos;
- Melhoria da qualidade;
- Economia de tempo;
- Redução de riscos;
- Otimização de recursos e pessoal.
Nos casos em que não haja o gerenciamento de requisitos legais, a empresa consequentemente estará em não conformidade, estando sujeita a penalidades civis, administrativas e/ou penais, além da dificuldade em obter seguros mais atrativos e acessíveis ou receber investimentos e aceite de empréstimos bancários. Também, poderá apresentar prejuízos financeiros e danos à sua imagem.
Dessa forma, se faz necessário seguir e atender às legislações aplicáveis, seja ao seu negócio, sua operação, seu escopo, sua localização, sua produção, sua geração de resíduos, suas emissões de gases, seus insumos, maquinários, produtos ou qualquer outra parte que corresponda às particularidades da empresa. Neste caso, isso depende de qual área a empresa atua, podendo ser no âmbito ambiental, de saúde, segurança, responsabilidade social, eficiência energética, entre outras.