O que é uma auditoria interna?
A auditoria interna consiste em uma forma de avaliar a conformidade de um processo de negócio com o objetivo de aperfeiçoá-lo. Além de verificar a necessidade de mudanças nos processos da organização, a auditoria é necessária para verificar adequação de processos às normas, legislações ou mesmo regimentos internos. Além disso, a auditoria interna é requisito normativo das normas ISO. Ou seja, é um processo que deve ser executado periodicamente por empresas que almejam uma Certificação. A norma não estabelece uma periodicidade, que geralmente ocorre de acordo com a necessidade de cada empresa, mas o ideal é que seja realizada no mínimo anualmente.
Quem faz a auditoria interna?
A auditoria interna pode ser feita tanto por colaboradores internos quanto por órgãos externos, como consultorias em sistemas de gestão. Essa decisão cabe à organização. Para tanto, é boa prática que a auditoria interna seja realizada por auditores imparciais e que tenham conhecimento da norma, legislação ou regimento a ser auditado.
Neste artigo, falaremos sobre boas práticas para condução de processo de auditoria interna, resumindo em 04 passos:
1.Planejamento - Plano de Auditoria;
2.Preparação - Cronograma da Auditoria;
3.Execução - Avaliação dos Processos;
4.Encerramento e follow up - Elaboração e Apresentação do Relatório Final da Auditoria.
Etapa 1 (Planejamento):
As ações tomadas no momento anterior à realização da auditoria são determinantes para o sucesso das atividades. O planejamento começa com a elaboração de um plano que irá orientar a execução da auditoria. Esse plano deverá apresentar todas as atividades numa linha do tempo, além do escopo, com processos ou departamentos que serão auditados.
Nesta etapa também deverá ser identificada toda a documentação relacionada, tais como políticas ou procedimentos do sistema de gestão, e uma lista preliminar das pessoas que serão entrevistadas.
Etapa 2 (Preparação):
Neste momento os auditores deverão conhecer um pouco mais sobre o sistema de gestão da empresa, analisando mais afundo a documentação, bem como a empresa a ser auditada e seus processos. É sugerido que seja elaborado um relatório preliminar com relação a documentação avaliada, e um cronograma deverá ser encaminhado à organização para aprovação, com os nomes dos auditores, processos que cada auditor irá verificar, currículos, e datas previstas para execução da auditoria de cada processo.
Etapa 3 (Execução):
A execução das auditorias deverá ser realizada formalmente através da coleta de informações, que determinarão se os processos em questão estão seguindo os itens normativos ou não, bem como os padrões e procedimentos estabelecidos.
Nesta fase, o auditor deverá entrevistar as pessoas, fazendo perguntas e tomando nota das constatações. É neste momento que serão registradas as “conformidades”, oportunidades de melhorias, e as não conformidades (caso sejam identificadas). Ou seja, deverão ser registradas todas situações que ocorreram em desacordo com os itens normativos, leis, processos e procedimentos padronizados.
Etapa 4 (Encerramento):
Após concluída a execução da auditoria, a equipe de auditores deverá se reunir para rever todos os dados gerados, oportunidades de melhorias e não conformidades. Essas informações deverão compor o “Relatório Final da Auditoria”.
Esse relatório é um insumo importante para as reuniões estratégicas realizadas pelas lideranças. Ele ajuda a avaliar os resultados e a definir como implementar as ações de melhoria sugeridas pela equipe de auditores. É sugestivo também que a equipe de auditores auxilie a empresa com um “Plano de Ação” para os apontamentos e não conformidades identificadas.
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