Se você está em busca de melhorar os processos da sua empresa, seja para a padronização ou implantação de um software ou até algo mais sofisticado como RPA e IA, o BPM (Business Process Management) é a solução para o seu negócio. Afinal essa metodologia visa mapear os processos a fim de analisa-los e assim transformá-los em processos melhores e bem definidos.
A série Boas Práticas 345 tem por objetivo tratar sobre temas importantes do ambiente corporativo de uma forma mais leve.
Os conteúdos seguirão sempre a mesma estrutura, trazendo três pontos introdutórios ao tema, quatro erros comuns e cinco boas práticas de mercado.
3 Pontos Introdutórios ao Tema
1º ponto:
BPM nada mais é do que um acrônimo que significa Gerenciamento de Processos de Negócio.
2º ponto:
Na prática, BPM é uma disciplina de gestão cujo principais conceitos estão compilados em um livro chamado CBOK. Cuidado BPM não é um sistema e nem uma metodologia, é uma disciplina de gestão.
3º ponto:
O último ponto de introdução é que para implantar BPM você precisa do apoio de todos os níveis da empresa, ou seja, a diretoria tem que participar, caso contrário a chance do projeto não decolar é grande.
4 Erros Comuns ao Implantar BPM na Empesa
1º erro comum:
Querer fazer processo por departamento. Os processos devem ser ponta a ponta para entregar valor, se limitar a um departamento é mais fácil, mas o resultado é limitado.
2° erro comum:
Achar que BPM é um sistema. É muito mais que um sistema, é uma disciplina que deve olhar outras coisas, como indicadores, pessoas, lógica e riscos, portanto pense grande, não se limite.
3º erro comum:
Não desenhar os processos gerenciais, é muito importante desenhar os processos dos gerentes, pois são eles que direcionam as decisões da empresa. Esses processos são difíceis de serem desenhados, pois muitas vezes a empresa gasta todo o tempo com a operação e esquece de fazer o gerenciamento.
4º erro comum:
O último erro comum é espaçar muito o desenho AS IS da implantação das melhorias, o mundo está mudando muito rápido, se você demorar para a ação pode perder o timing.
5 Boas Práticas para Implantar BPM na Empresa
1ª boa prática:
Em primeiro lugar você deve fazer um bom treinamento logo no começo do projeto, para que todos saibam o que é BPM e quais seus benefícios.
2ª boa prática:
A segunda boa prática é pedir sugestões de melhorias para os próprios atores do processo, pode sair coisa boa daí e fora o engajamento que isso vai gerar para o projeto.
3ª boa prática:
Aqui vai a terceira boa prática: faça de maneira ágil, ou seja, faça um processo por vez desde o AS IS até a implantação das melhorias. Dessa forma você usa as lições ensinadas no primeiro processo e já melhora a implantação dos próximos processos. Além do que o projeto já tem ganhos logo no começo, o que é bem diferente de ficar desenhando AS IS por muitos meses sem mostrar ganho algum.
4ª boa prática:
A quarta boa prática diz respeito às fontes de melhorias. Não se esqueça de buscar melhorias na lógica do fluxo, nas pessoas envolvidas no processo, nos sistemas, nos riscos e também nos indicadores, não limite seu projeto a apenas uma dessas fontes.
5ª boa prática:
E a última dica é: implante um bom escritório de processos no fim do projeto, isso vai garantir melhoria contínua e se realmente o escritório for bom, ele se paga com as melhorias geradas nos processos.
Espero ter ajudado com estas dicas.