A finalidade da gestão do plano de ação é fazer com que as mudanças e melhorias não fiquem apenas no papel. Assim, uma boa gestão, trará para a organização mudanças reais, que é o que realmente gera valor para o negócio.
A série Boas Práticas 345 tem por objetivo tratar sobre temas importantes do ambiente corporativo de uma forma mais leve.
Os conteúdos seguirão sempre a mesma estrutura, trazendo três pontos introdutórios ao tema, quatro erros comuns e cinco boas práticas de mercado.
3 PONTOS INTRODUTÓRIOS AO TEMA:
1º ponto: um bom projeto de melhorias tem o foco em construir soluções para o cliente e a mudança é o que realmente gera valor para o negócio. Ela somente é possível através de um bom plano de ação.
2º ponto: é importante que as ações sejam elaboradas em conjunto com os envolvidos no processo. Isso aumenta o engajamento do projeto e produz melhores resultados.
3º ponto: o resultado que as ações produzem é o que interessa de verdade. Temos que perguntar “o que mudou?” para avaliar sempre o plano e buscar ajustes, se necessário, dentro do projeto.
4 ERROS COMUNS NA HORA DE IMPLANTAR GESTÃO DE PLANO DE AÇÃO:
1º erro comum: fazer as ações desconectadas das melhorias. Elas devem mostrar como transformar a situação anterior em uma situação melhorada, e não simplesmente relacionar itens isolados no projeto.
2º erro comum: encaminhar as ações para o cliente e deixar que ele resolva o planejamento e a execução delas sozinho. Isso vai afastar você das pessoas responsáveis, além de diminuir as chances de realização das ações.
3º erro comum: simplificar demais a reunião de gestão das ações e transformá-la em uma cobrança. O cliente não precisa somente de um check list nessa hora.
4º erro comum: não priorizar as ações. Tentar fazer a gestão de todas as ações ao mesmo tempo não vai produzir um bom resultado, além de causar a impressão de uma missão impossível para o projeto.
5 BOAS PRÁTICAS PARA A GESTÃO DE PLANO DE AÇÃO:
1ª boa prática: antecipe a elaboração das principais ações para a fase da melhoria. É o momento que as soluções estão sendo geradas e responder “como isso será feito” fica mais fácil nessa hora, mesmo que você ainda não tenha todas as ações.
2ª boa prática: comece pelo porquê. Sempre explique quais são as razões das ações estarem ali. Se os envolvidos entenderem os motivos e isso fizer sentido para eles, as chances de engajamento aumentam consideravelmente.
3ª boa prática: divida em fases. Sempre que temos um problema, fica mais fácil e alcançável quando separamos em pedaços menores. Isso pode ser feito por filtros como curto e longo prazos, esforço e impacto ou qualquer outro filtro que possibilite visualizar uma priorização.
4ª boa prática: ofereça ajuda. Faça reuniões periódicas com os responsáveis pelos planos de ação e oriente, dê exemplos ou tente desenvolver o caminho para que as ações possam ser realizadas.
5ª boa prática: mostre evolução sempre. Crie uma rotina, participe das reuniões e seja o elo com a alta liderança, levando os pontos de atenção relacionados às ações. Meça sempre os resultados e mostre de forma transparente para que a equipe enxergue onde está, o que foi conquistado e o que falta para atingir as metas.
Espero ter ajudado com estas dicas.
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