O AS IS, nada mais é do que um fluxograma fiel do processo atual. Com o mapeamento de processos, é possível ter maior compreensão do processo, levando a ter maior visualização para tomadas de decisões e implementar melhorias. É possível também ter maior produtividade, pois o mapeamento pode ser utilizado com o objetivo de padronizar tarefas, elevando o padrão de qualidade de um produto ou serviço.
A série Boas Práticas 345 tem por objetivo tratar sobre temas importantes do ambiente corporativo de uma forma mais leve.
Os conteúdos seguirão sempre a mesma estrutura, trazendo três pontos introdutórios ao tema, quatro erros comuns e cinco boas práticas de mercado.
TRÊS PONTOS INTRODUTÓRIOS AO TEMA:
1° ponto: é entendermos que o AS IS nada mais é do que um fluxograma fiel do processo atual. Só não esqueça de fazer o processo ponta a ponta, não faça por departamento.
2º ponto: é salientar a importância de elegermos um usuário chave para o processo. Esse usuário chave deve ser o ponto de contato com todos os envolvidos no mapeamento. Sem esse usuário chave quem está mapeando o processo pode ficar perdido.
3° ponto: o ultimo ponto é uma sugestão para que você peça para o usuário chave os documentos existentes sobre o processo, veja se ele já tem algum desenho, política ou procedimento, mesmo que sejam documentos não oficiais o consultor já pode dar uma estudada antes de começar a fazer o mapeamento do processo.
QUATRO ERROS COMUNS NA HORA DE IMPLANTAR UM ERP:
1º erro comum: mapear processo por departamento. Esse é um erro básico, mas muito comum. O mapeamento deve ser ponta a ponta e não por departamento. Vou dar um exemplo para facilitar: num processo de compras, por exemplo, o fluxo deve contemplar desde a requisição até o recebimento da mercadoria; não devemos limitar o desenho somente às atividades que o departamento de compras realiza. Fique atento.
2º erro comum: é não mapear a verdade do processo. Procure extrair do usuário chave o que de fato acontece, não é hora de desenhar o que queremos para o futuro e sim o que acontece atualmente no processo.
3º erro comum: é ficar falando de melhorias durante o AS IS. Lá na frente vocês vão ter tempo de falar de melhorias. Na fase do AS IS o importante é saber como o processo funciona de verdade.
4º erro comum: é gastar muito tempo no AS IS. Tome cuidado, você não vai querer gastar todo o tempo disponível só no AS IS e depois não sobrar tempo para melhorar o processo. Outro ponto é que de fato o valor agregado do AS IS é baixo, então desenhe apenas o necessário para atender o objetivo do projeto.
boas práticas de mercado quando se fala em mapeamento de processo AS IS:
1ª Boa prática: faça uma boa introdução, fale sobre as fases do projeto, quanto tempo vai levar, etc. Não comece uma entrevista “seca”, quebre o gelo falando quais os ganhos o projeto vai trazer para a empresa.
2ª Boa prática: diz respeito à condução da entrevista. Essa condução deve ser feita pelo entrevistador e não pelo entrevistado. Isso é importante, pois o entrevistado pode se perder ou divagar em detalhes pouco importantes para o mapeamento.
3ª Boa prática: já faça uma lista de melhorias. Anote em algum lugar e reserve os insights que você teve durante o mapeamento. Não é hora de discutir melhorias com o usuário, mas você não pode perder ideias que possam surgir durante o mapeamento. Acreditem, as boas ideias geralmente começam a ser pensadas logo no AS IS.
4ª Boa prática: é pedir evidências do que o entrevistado está relatando, principalmente se o processo lhe parecer muito lindo e maravilhoso. Peça para ver relatórios, telas de sistemas, etc. Geralmente a verdade vem à tona quando pedimos para ver o “mundo encantando” que o entrevistado está nos relatando.
5ª Boa prática: é você disponibilizar um canal para que o entrevistado possa sugerir melhorias no processo. Em nosso site tem um modelo de formulário como sugestão para download. Essa última boa prática traz dois grandes benefícios, o primeiro é a própria melhoria, pois pode sair coisa boa daí. E o segundo benefício é o engajamento do entrevistado, ele vai se sentir parte do projeto e não apenas usado para o projeto.
Espero ter ajudado com estas dicas.
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