Você já deve ter se deparado com aquele tipo de trabalho rotineiro, repetitivo e que não precisa de um alto nível de raciocínio para ser desenvolvido, o RPA – Robotic Process Automations, na tradução Automação robótica de Processos, é um mecanismo implantado para realizar esse tipo de trabalho com maior produtividade e assertividade.
A série Boas Práticas 345 tem por objetivo tratar sobre temas importantes do ambiente corporativo de uma forma mais leve.
Os conteúdos seguirão sempre a mesma estrutura, trazendo três pontos introdutórios ao tema, quatro erros comuns e cinco boas práticas de mercado.
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Três pontos introdutórios ao tema:
1º ponto: o que é RPA? RPA significa Robotic Process Automation, ou Automação Robotizada de Processos. Considere o robô como um “assistente virtual”. Eles interagem com os aplicativos e sistemas, imitando a forma como um humano faria. É isso mesmo, o robô atua no “front”, como se fosse um usuário que foi ensinado para executar determinadas tarefas. Um outro grande ganho dessa abordagem é que o tempo de criação de qualquer robô é bem menor do que qualquer customização de sistemas que estamos acostumados.
2º ponto: afinal, onde essa tecnologia é aplicada? Você já deve ter se deparado com aquele tipo de trabalho rotineiro, repetitivo e que não precisa de um alto nível de raciocínio para ser desenvolvido. Nas grandes empresas esse tipo de processo, dependendo do segmento, chega a utilizar de 30 a 60% dos recursos, esgotando o capital intelectual que poderia ser empregado em processos mais complexos e que vão trazer mais resultados. Existe um meio de diminuir essa carga horária de forma prática e confiável: colocando um robô em sua equipe.
3º ponto: por que implementar robôs na minha rotina de trabalho? o sistema de automação de processos leva uma enorme vantagem em relação ao ser humano quanto à assertividade e velocidade de processamento de dados. O tempo de resposta da máquina é incomparável à do ser humano ao executar tarefas digitais, por mais simples que sejam. Depois de implantado, o robô não dorme, não falta no trabalho e atua 24 horas por dia, 07 dias por semana, 365 dias por ano, sem feriados e descansos. Ele representa uma força de trabalho que não falha dentro da empresa, performando em qualidade e eficiência para entregar respostas rápidas e para prosseguir com fluxo de processos.
Feita essa introdução, vou apresentar quatro erros comuns na hora de implantar um robô:
1º erro comum: não engajar a liderança. Todo o projeto de sucesso começa com uma liderança forte. As iniciativas de RPA não são uma exceção. Os líderes de negócios devem estar envolvidos desde o início, pois eles serão os facilitadores e podem ajudar a resolver rapidamente qualquer situação inesperada ao longo do caminho, como problemas com o agendamento com os executores das tarefas, políticas internas e de segurança de informação, acesso ao dados, entre outros.
2º erro comum: entender que as iniciativas de RPA devem ser conduzidas e levantadas pela equipe de T.I. A tecnologia simula as tarefas do usuário, acessando os mesmos elementos que esse usuário acessaria nos sistemas e aplicativos. O correto então é que o próprio usuário ensine o robô sobre suas atribuições. Por outro lado, os robôs precisarão operar dentro da rede da empresa, e isso exige um esforço da T.I para garantir uma infraestrutura suficiente para hospedar os robôs.
3º erro comum: não escolher os processos certos. Esse erro parece óbvio, mas é fácil entrar na armadilha de automatizar tarefas pequenas e simples que ninguém quer tocar. Os benefícios de RPA, no entanto, estão na automação de ponta a ponta de processos que requerem recursos humanos significativos e de nível alto de importância na assertividade.
4º erro comum: focar somente na redução de custos. RPA é um programa de mudança. Os robôs funcionam melhor quando fazem parte de uma estratégia mista, que combina boas ferramentas de RPA, engenharia de processos e experiência humana. Um cenário maior também pode incluir outros desenvolvimentos tecnológicos, como análise de dados e, em um projeto futuro, a implementação de inteligência artificial, em uma complexa jornada em direção à transformação digital.
Esses foram os quatro erros comuns, cuidado para não cometê-los.
A seguir, vou elencar cinco boas práticas de mercado quando se fala em implantação iniciativas de RPA:
1ª boa prática: conscientize sua equipe sobre os benefícios do RPA. A adoção de robôs pode enfrentar resistências, como a de colaboradores que acreditam que serão desligados ou que não concordam com o novo jeito de fazer as coisas. Algumas culturas empresariais também podem criar resistências. Portanto, é importante avaliar o que pode impedir a adoção e o bom uso da tecnologia. É preciso criar um plano que suavize essa resistência, tornando-a quase nula. Uma boa ideia é treinar e conscientizar os profissionais, além de explicar as vantagens da automação.
2ª boa prática: escolha os processos certos! Sua empresa conta com uma enorme quantidade de processos, como logística, atendimento ao cliente, vendas, gestão financeira, aquisição de talentos e muitos outros. Todavia, é improvável automatizar todos em conjunto. É preciso triar aqueles que são mais importantes para sua estratégia empresarial e devem ser automatizados de forma prioritária. Essa escolha depende de cada empresa, não existe um padrão.
3ª boa prática: conte com uma empresa especializada em processos para fazer o levantamento das oportunidades e priorizações. Isso ajudará a implementar ações de alto impacto desde o início do projeto, e também monitorar o avanço nos resultados que foram obtidos, avaliando o que melhorou após a adoção da tecnologia e se isso está indo ao encontro das expectativas iniciais.
4ª boa prática: antes de iniciar a implementação da melhoria de robotização identificada, tenha certeza que o processo escolhido está padronizado e possui regras claras e bem estabelecidas. Isso é realmente uma premissa, ou seja, o robô não vai funcionar corretamente se não tivermos isso, e vai garantir o sucesso da substituição do humano pelo robô.
5ª boa prática: faça uma análise de custo benefício para escolher a ferramenta de mercado que será utilizada para implementação das iniciativas de RPA e se a ferramenta escolhida garante toda a segurança de informação dos dados, conforme leis e normativas.
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