O QUE É?
Status report é um relatório periódico do projeto, que permite de forma simples, informar sua situação atual para todos os envolvidos. Ele vai relatar se o projeto está dentro do prazo, dentro do escopo, se possui tarefas pendentes, entre outros. Sua periodicidade é definida pelo coordenador do projeto juntamente com o cliente.
VANTAGENS
Um bom Status Reports, traz foco, clareza e melhor visibilidade ao projeto.
Facilita que a equipe identifique quais os riscos reais que podem afetar o seu projeto.
Traz os registro das coisas feitas, deixando todos a par do que está acontecendo.
Possibilita que a empresa planeje, e evite prejuízos causados por conta da falta de planejamento.
A série Boas Práticas 345 tem por objetivo tratar sobre temas importantes do ambiente corporativo de uma forma mais leve.
Os conteúdos seguirão sempre a mesma estrutura, trazendo três pontos introdutórios ao tema, quatro erros comuns e cinco boas práticas de mercado.
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TRÊS PONTOS INTRODUTÓRIOS AO TEMA:
1º Ponto: A curva de avanço do projeto é um dos principais itens do relatório, mostra o previsto e realizado do projeto.
2º Ponto: Outro item em pauta é o orçamento previsto e realizado, o qual é discutido no momento da reunião de status, onde é feita a análise dos custos do projeto, se está se gastando acima ou a baixo do esperado.
3º Ponto: E o último item fundamental são os riscos e oportunidades que permeiam o projeto como um todo, é hora de mostrar as forças e expor as fragilidades do projeto.
QUATRO ERROS COMUNS PARA SE FAZER BOAS REUNIÕES DE STATUS REPORT:
1º Erro comum: é não fazer uma boa introdução ao projeto que está em andamento. Não chegue despejando sobre a diretoria os riscos e problemas. Faça uma recapitulação dos objetivos e ganhos que o projeto irá gerar caso tenha sucesso.
2º Erro comum: é não fazer reunião de status report formal. Especifique quem deve participar da reunião, divulgue um cronograma firme de gestão do projeto e formalize uma ata após o evento, isso dará força ao projeto.
3º Erro comum: é permitir comunicações em paralelo à reunião de status report. Direcione as decisões em paralelo para a reunião de status report.
4º Erro comum: é não mostrar as dificuldades do projeto. A reunião de status é a hora certa de pedir ajuda e por isso você deve mostrar as dificuldades para ver se alguém presente pode ajudar com alguma solução. O gerente do projeto deve ser um ouvinte atento a novas sugestões de melhoria.
CINCO BOAS PRÁTICAS PARA SE FAZER BOAS REUNIÕES DE STATUS REPORT
1ª Boa prática: valorize corretamente as entregas do projeto. É hora de empacotar o que foi feito e entregar. Uma boa embalagem sempre ajuda a valorizar corretamente o produto.
2ª Boa prática: não seja permissivo. Caso uma pessoa importante para o projeto falte à reunião você deve cancelá-la e reagendar para uma nova data. Isso ajudará que essa pessoa importante não falte no futuro.
3ª Boa prática: antecipe a pauta da próxima reunião. Uma dica é sempre terminar a apresentação de status report com um slide de próximos passos, isso engaja os participantes para a próxima reunião.
4ª Boa prática: use os dados analisados para criar planos de ação. Reuniões que não geram planos de ação geralmente são improdutivas. Não adianta analisar e não tomar ação, é preciso transformar dados e melhorias para o projeto.
5ª Boa prática: é envolver mais pessoas para apresentar o status report e não somente o gerente do projeto, isso engaja o time e divide responsabilidade.
Espero ter ajudado com estas dicas.
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