O Mapeamento do Processo TO BE representa o estado futuro do processo de negócio a fim de produzir alternativas para o processo atual (AS IS), incorporando boas práticas de mercado, redesenho, reengenharia e/ou mudança de paradigma.
Esta etapa da transformação de processos envolve a criação do modelo futuro de processo de negócio (TO BE) no contexto dos objetivos da organização e de desempenho de processos, fornecendo planos e diretrizes sobre como fluxos de trabalho, aplicações de negócio, tecnologia, recursos de dados e controles financeiros e operacionais interagem com os processos.
A série Boas Práticas 345 tem por objetivo tratar sobre temas importantes do ambiente corporativo de uma forma mais leve.
Os conteúdos seguirão sempre a mesma estrutura, trazendo três pontos introdutórios ao tema, quatro erros comuns e cinco boas práticas de mercado.
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Para se fazer um bom mapeamento de processo TO BE você deve:
1º Ponto: fazer uma boa introdução para seu cliente, deixando claro todas as fases do projeto e evidenciando em qual ponto o projeto está no momento.
2º Ponto: é importante saber também que não precisa ocorrer necessariamente uma mudança significativa do desenho AS IS para o TO BE, a mudança pode estar, por exemplo, em um indicador ou mesmo na robotização de algum processo.
3º Ponto: você deve fazer o Mapeamento do Processo AS IS antes do Mapeamento do Processo TO BE, assim o cliente irá visualizar as mudanças e terá uma visão mais clara sobre as melhorias que foram realizadas.
Feita essa introdução, vou apresentar quatro erros comuns no momento de mapear o Processo TO BE:
1º Erro comum: convidar muitas pessoas para validar o desenho. A validação deve ser feita por um usuário chave que acompanhou o projeto desde o começo.
2º Erro comum: mostrar o mapeamento do processo TO BE para a Diretoria. Como a alta gestão é composta geralmente por pessoas muito ocupadas, elas acabam não tendo muito tempo de olhar o projeto TO BE por completo, é interessante mostrar para eles apenas o resumo das melhorias, pois no final é o que mais interessa.
3º Erro comum: não quantificar os ganhos do mapeamento AS IS para o TO BE. É preciso mostrar números para que você ganhe confiança da alta gestão, pois assim ela irá ter uma visão clara sobre o retorno do investimento.
4º Erro comum: não sistematizar o processo. Fica mais didático para as pessoas um sistema dos processos, não um mapeamento estático colado na parede.
Esses foram os quatro erros comuns, cuidado para não cometê-los.
A seguir, vou elencar cinco boas práticas de mercado quando se fala em mapeamento de processo TO BE:
1ª Boa prática: implantar mais e desenhar menos. É comum vermos muitos mapas de processos e poucas mudanças implantadas. A implantação de melhorias dos processos é o que o seu cliente realmente está comprando, então dedique-se a elas.
2ª Boa prática: fazer o processo TO BE junto com a TI. Essa prática acelera o processo de sistematização.
3ª Boa prática: transformar as estimativas de ganhos em metas, para que esses ganhos no fim sejam reais e não a penas uma estimativa, dando uma maior credibilidade no trabalho realizado.
4ª Boa prática: não pare no mapeamento do processo TO BE. Após o mapeamento, continue executando o plano de ação, sistematização e implantação de mudanças. Um projeto sem isso, geralmente não possui um ROI alto, fazendo com que o cliente fique insatisfeito.
5ª Boa prática: fazer um resumo dos ganhos numéricos, quantitativos de todas as melhorias. Mensurar os ganhos para o cliente acaba sendo uma das técnicas mais efetivas para conquistá-lo, isso vai surpreendê-lo e valorizar o trabalho de processos.
Espero ter ajudado.
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